Términos y Condiciones
Prisma Plus — Versión 4.4_1.1
Actualización: 1.º de noviembre de 2026
Este acuerdo regula los servicios prestados por Prisma Soluciones Informáticas de Costa Rica S.A. a las personas físicas o jurídicas usuarias de Prisma Plus. La versión vigente se publica en www.prismasolucionescr.com/Terminos.html.
La versión 4.4_1.1 consolida las condiciones generales e incorpora disposiciones relativas a facturación electrónica, documentos rechazados, efectos tributarios y Prisma IA. Para clientes existentes, las actualizaciones se presentan también mediante el mecanismo de aceptación dentro de Prisma Plus.
1. Aceptación
El ingreso del nombre de usuario y contraseña en el Sitio Web implicará la aceptación por parte del Cliente de estos términos de servicio, e iniciará la prestación, a través de Prisma Plus, de los servicios de generación y emisión de documentos electrónicos, así como la recopilación, procesamiento, almacenamiento, manejo y envío de la información necesaria para dichos servicios.
2. Licencias
Prisma Plus ofrece planes mensuales, anuales y paquetes de cantidad limitada de documentos, según las condiciones del plan contratado.
2.1. Paquete de documentos limitados
Los documentos adquiridos deben utilizarse dentro del período contractual anual. Al finalizar dicho período, los documentos no utilizados caducarán.
Incluye soporte técnico básico y acceso a funcionalidades estándar.
2.2. Paquete de documentos mensuales ilimitados
Los planes mensuales ilimitados implican un pago mensual consecutivo e ininterrumpido, incluso cuando durante un mes no se emitan documentos electrónicos. Prisma Plus mantendrá el servicio de respaldo conforme a las condiciones del plan y las disposiciones sobre conservación de información.
Soporte técnico: lunes a jueves, de 8:00 a. m. a 12:00 m. d. y de 1:00 p. m. a 5:00 p. m.; viernes, de 8:00 a. m. a 12:00 m. d. y de 1:00 p. m. a 4:00 p. m.
Acceso a módulos e informes exclusivos, según el plan contratado.
2.3. Paquete de documentos anual ilimitados
Los planes anuales ilimitados implican un pago anual consecutivo e ininterrumpido, aunque durante un período no se emitan documentos electrónicos. Prisma Plus mantendrá el servicio de respaldo conforme a las condiciones del plan y las disposiciones sobre conservación de información.
Soporte técnico: lunes a jueves, de 8:00 a. m. a 12:00 m. d. y de 1:00 p. m. a 5:00 p. m.; viernes, de 8:00 a. m. a 12:00 m. d. y de 1:00 p. m. a 4:00 p. m.
Acceso a módulos e informes exclusivos, según el plan contratado.
Descuento del 20 % en el costo anual de la licencia, conforme a las condiciones comerciales aplicables.
3. Cambio de plan
El Cliente podrá cambiar de plan en cualquier momento. Si el nuevo plan es de mayor valor, se cobrará la diferencia correspondiente.
4. Precios
El Cliente pagará a Prisma Soluciones Informáticas de Costa Rica S.A., como contraprestación por el servicio, los montos estipulados para el plan seleccionado y los precios publicados en el sitio web.
5. Formas de pago
El Cliente deberá realizar el pago del plan contratado conforme a los precios vigentes. Una vez recibido el pago y la documentación necesaria, Prisma Soluciones habilitará el servicio para la emisión de comprobantes electrónicos en un plazo no mayor de 48 horas.
El pago podrá realizarse mediante depósito bancario, transferencia bancaria o SINPE Móvil a las cuentas autorizadas de Prisma Soluciones Informáticas de Costa Rica S.A.
Ante el incumplimiento del pago convenido, Prisma Soluciones podrá suspender el servicio conforme a las condiciones contractuales aplicables.
El comprobante de pago deberá enviarse a soporte@prismasolucionescr.com o al WhatsApp 8765-1718 para su aplicación.
6. Autorizaciones para solicitudes
Únicamente el Cliente titular de la licencia podrá solicitar cambios de configuración o desarrollos específicos, salvo que haya autorizado expresamente a otra persona.
7. Límites de responsabilidad
El Cliente es responsable de gestionar correctamente su llave criptográfica y las credenciales emitidas por el Ministerio de Hacienda.
El Cliente debe cumplir los trámites que correspondan ante el Ministerio de Hacienda para operar como emisor de comprobantes electrónicos.
Las gestiones tributarias ante el Ministerio de Hacienda corresponden al Cliente.
El Cliente debe revisar la información, los datos y los cálculos de sus operaciones antes de utilizarlos en declaraciones u otras gestiones tributarias.
Lo anterior no excluye las responsabilidades que legalmente correspondan a Prisma Soluciones por fallas atribuibles a sus servicios tecnológicos.
8. Respaldo y acceso a los documentos electrónicos
Prisma Plus realiza respaldos automatizados de los documentos electrónicos generados durante la vigencia del servicio, conforme a las condiciones contratadas.
Como medida adicional, los comprobantes electrónicos (XML y PDF) se cargan a una carpeta de Google Drive gestionada por Prisma Plus; el Cliente podrá solicitar acceso de solo lectura.
Cada comprobante también se envía al correo electrónico registrado por el Cliente, para facilitar su conservación.
La obligación legal de conservar los documentos electrónicos durante el plazo que establezca la normativa corresponde al emisor. Los respaldos de Prisma Plus son complementarios y no sustituyen esa obligación.
Para clientes inactivos, Prisma Plus podrá facilitar un paquete comprimido con los XML generados durante el período contratado, conforme a las condiciones de suspensión y entrega de respaldos.
El Cliente dispone de treinta (30) días naturales desde la suspensión del servicio para solicitar una copia de su base de datos. Esta condición no limita las obligaciones legales de conservación que correspondan a las partes.
9. Suspensión del servicio
Prisma Plus podrá suspender el acceso a la plataforma por vencimiento del pago, agotamiento de documentos en los planes limitados o solicitud expresa del Cliente, conforme a las condiciones aplicables.
10. Capacitaciones
Prisma Plus brindará una capacitación inicial sobre el uso del sistema a la persona indicada por el titular de la licencia.
Podrá cobrarse un monto adicional por capacitaciones posteriores solicitadas por cambio de personal o reforzamiento.
11. Reajuste de precios por inflación
Prisma Plus podrá realizar un ajuste anual de los precios de sus planes y servicios, tomando como referencia el índice de inflación oficial publicado por el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) de Costa Rica o el indicador que lo sustituya.
La aplicación del ajuste será discrecional y cualquier cambio se comunicará previamente por los canales oficiales.
12. Actualizaciones de facturación electrónica
Prisma Plus incorpora las adecuaciones técnicas aplicables a la versión 4.4 de comprobantes electrónicos, incluyendo los cambios previstos para el 1.º de noviembre de 2026 en los códigos de referencia utilizados para anulación, corrección y sustitución de documentos.
Las anulaciones, correcciones y ajustes se gestionan mediante notas de crédito o notas de débito, según la naturaleza de la operación y las funcionalidades disponibles. Prisma Plus determina y asigna automáticamente el código de referencia aplicable conforme a las reglas implementadas y las disposiciones vigentes, sin que el Cliente deba seleccionarlo manualmente.
El uso de notas de crédito o débito no implica que los códigos de referencia sean equivalentes o produzcan los mismos efectos tributarios.
13. Documentos rechazados y responsabilidades del Cliente
El Cliente es responsable de revisar periódicamente el estado de los comprobantes electrónicos enviados al Ministerio de Hacienda, identificar los documentos rechazados y gestionar oportunamente su corrección y reemplazo.
Para este fin, Prisma Plus ofrece la funcionalidad Menú principal → Listado de documentos, donde el Cliente podrá gestionar el reemplazo de los comprobantes rechazados según las opciones disponibles.
El Cliente deberá revisar y corregir la información que originó el rechazo, ejecutar el reemplazo y verificar posteriormente que el comprobante sustituto haya sido aceptado por el Ministerio de Hacienda.
El envío de un documento desde Prisma Plus no constituye garantía de aceptación por parte del Ministerio de Hacienda. Lo anterior no excluye responsabilidades que legalmente correspondan a Prisma Soluciones por fallas de sus servicios.
14. Efectos tributarios y datos de identificación
Las notas de crédito y débito pueden producir efectos tributarios en el período fiscal del comprobante original, de acuerdo con la normativa y la naturaleza de la operación. Corresponde al Cliente, con asesoría contable cuando proceda, revisar los efectos de las correcciones y realizar las rectificaciones tributarias necesarias.
Prisma Plus contempla la adaptación a identificaciones jurídicas alfanuméricas conforme a las condiciones y fechas oficiales que establezcan las autoridades competentes. El Cliente es responsable de mantener correctos y actualizados los datos de identificación de sus terceros.
15. Uso de Prisma IA
Prisma IA es una herramienta de asistencia basada en inteligencia artificial para consultas sobre Prisma Plus, información del sistema y análisis de mensajes de rechazo de comprobantes electrónicos. Sus respuestas son orientativas y no constituyen asesoría profesional, contable, jurídica o tributaria.
Las respuestas pueden contener errores, omisiones o imprecisiones. El Cliente deberá verificar la información antes de ejecutar operaciones o adoptar decisiones administrativas, contables o fiscales.
Para responder consultas, Prisma IA podrá procesar los mensajes y la información necesaria mediante proveedores tecnológicos externos de inteligencia artificial, conforme a las condiciones de privacidad y tratamiento de datos aplicables. El Cliente debe evitar ingresar información sensible innecesaria.
La disponibilidad de Prisma IA puede depender de mantenimiento, conectividad y servicios de terceros. Prisma Soluciones podrá realizar ajustes razonables a estas funcionalidades.